Comptabilite, onboarding projet et SAV automatises
Ventisphere concoit, fabrique et installe des systemes de ventilation et d'extraction pour ateliers et usines. Beaucoup de projets sur mesure, un SAV actif (maintenance, pieces, interventions), et une charge administrative qui explosait : factures saisies a la main, onboarding client desorganise, demandes SAV eparpillees entre emails et appels.
Discuter de votre projetResultats obtenus
Notre solution
On a automatise les 3 piliers operationnels : traitement comptable (OCR + categorisation + injection ERP), onboarding projet structure des la signature, et centralisation du support SAV avec classification IA et escalade automatique.
Factures & Recus
OCR → Categorisation → QuickBooks/Xero
Capture automatique des documents (email, scan, depot dossier). OCR et extraction : fournisseur, date, taxes, total, numero, lignes, devise.
- Categorisation par type d'achat : pieces, consommables, sous-traitance, chantier, transport
- Affectation par centre de couts : atelier, chantier, SAV
- Creation/maj automatique dans QuickBooks ou Xero
- Gestion des exceptions : seuil de confiance, validation humaine si necessaire
- Archivage + tracabilite (lien PDF ↔ ecriture comptable)
Reduction notable du temps de traitement, moins d'erreurs, cloture comptable acceleree.
Onboarding Projet
Signature → Dossier → Checklist → Taches → Emails
Declencheur : contrat signe ou PO valide. Tout le demarrage projet est structure et automatise.
- Creation automatique du dossier projet (contrat, plans, securite, installation, maintenance)
- Checklist generee : collecte d'infos, contraintes site, exigences HSE
- Jalons definis : visite site, fabrication, installation, mise en service
- Taches internes assignees (charge de projet, bureau d'etudes, atelier, chantier, SAV)
- Emails automatiques : kickoff, demande d'infos, prochaines etapes
Demarrage projet plus rapide, moins d'allers-retours, coordination atelier/chantier fluide.
Support & SAV
Tickets → Classification IA → Routage → Escalade
Centralisation des demandes (email/formulaire) en tickets uniques avec classification automatique par l'IA.
- Classification : type (panne, debit, bruit, filtre, variateur, conduit), urgence, client, site
- Routage vers le bon groupe (chantier, SAV, ingenierie) selon regles + IA
- Suggestions de reponses basees sur FAQ et procedures internes
- Escalade auto sur mots-cles critiques : securite, arret ligne, ATEX, smoke, pressure drop
- Reporting : volumes, temps de reponse, top pannes, backlog, tendances
Triage accelere, reponses plus coherentes, escalade maitrisee, visibilite complete sur le SAV.
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