Automatisation finance + onboarding + support
AviPro concoit et fabrique des equipements pour lignes d'abattage et de transformation de volaille. L'entreprise gerait un mix de projets (fabrication/installation) et un volume constant de SAV, ce qui generait beaucoup d'operations administratives repetitives.
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Notre solution
On a standardise et automatise 3 zones critiques : le traitement comptable (factures/recus avec OCR), l'onboarding client (apres signature), et le support SAV (tickets, classification, escalade).
Factures & Recus
OCR → Categorisation → QuickBooks/Xero
Centralisation automatique des documents (emails + scans + dossiers partages). OCR et extraction des champs cles : fournisseur, date, taxes, total, lignes, devise, numero de facture.
- Regles de categorisation par fournisseur, type d'achat, centre de couts
- Creation automatique de la transaction dans QuickBooks/Xero
- Controle qualite avec validation humaine uniquement quand necessaire
- Archivage et tracabilite : PDF + donnees + lien vers l'ecriture comptable
Moins de saisie manuelle, moins d'erreurs, cloture plus fluide.
Onboarding Client
Signature → Dossier → Acces → Checklist → Emails
Declencheur : signature d'un contrat / PO / bon de commande. Tout le processus d'onboarding est automatise des la signature.
- Creation automatique du dossier client/projet (structure standard)
- Checklist d'onboarding adaptee au type de machine
- Creation des taches internes (PM, ingenierie, atelier, service)
- Emails de demarrage : demandes d'infos, documents, calendrier
Onboarding homogene, moins d'oublis, meilleure coordination atelier/ingenierie/service.
Support SAV
Tickets → Classification → Reponses → Escalade
Centralisation des demandes SAV (email/formulaire) en tickets dans un outil unique avec classification automatique.
- Classification automatique : type de demande, urgence, machine concernee
- Suggestions de reponses basees sur la base de connaissances
- Routage intelligent vers le bon groupe (service terrain, pieces, ingenierie)
- Escalade automatique selon SLA (arret de production, securite)
Tri plus rapide, reponses plus coherentes, escalade controlee, meilleure visibilite sur le SAV.
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